नवीन कामगार कायदे पूर्णपणे लागू झाल्यामुळे, कामगार ऑडिट (Labour Audit) दरम्यान आता ESIC नियमांच्या पालनावर सर्वाधिक बारकाईने लक्ष दिले जात आहे. निरीक्षकांना (Inspectors) आता वेतनाची सविस्तर नोंदणी, चलनांच्या प्रती आणि ‘सामाजिक सुरक्षा संहिता, २०२०’ मधील नवीन वेतन व्याख्येच्या (कलम २(८८)) पालनाचा पुरावा मागण्याचे पूर्ण अधिकार आहेत.
HR व्यवस्थापक आणि स्टाफिंग एजन्सींसाठी, ऑडिटची पूर्वतयारी ही आता केवळ एक पर्याय नसून ती एक गरज बनली आहे. तुमची तयारी पूर्ण आहे याची खात्री करण्यासाठी खालील पायरी-दर-पायरी चेकलिस्ट वापरा.
१. वेतनाची नोंद आणि पगार रचना
- मूळ वेतन (Basic) + महागाई भत्ता (DA) च्या अचूक गणनेसह अपडेटेड पगार रजिस्टर तयार ठेवा.
- भत्त्यांवर ‘५०% चा नियम’ लागू करा आणि त्यासंबंधीच्या बदलांची कागदपत्रे तयार ठेवा.
- नियुक्ती पत्रांमध्ये (Appointment Letters) सुधारित वेतन रचनेचा उल्लेख असल्याची खात्री करा.
२. ESIC नोंदणी आणि विमा क्रमांक
- प्रत्येक पात्र कर्मचाऱ्याकडे आधारशी जोडलेला ESIC विमा क्रमांक असल्याची खात्री करा.
- कर्मचाऱ्यांच्या विमा क्रमांकाचा एक मध्यवर्ती डेटाबेस तयार ठेवा, जेणेकरून कामाची जागा बदलली तरी त्यांची माहिती सहज उपलब्ध होईल.
- माहितीची पुनरावृत्ती (Duplication) टाळण्यासाठी स्टाफिंग एजन्सीच्या रेकॉर्डशी पडताळणी करा.
३. मासिक चलने आणि योगदानाचा पुरावा
- नवीन वेतन व्याख्येनुसार पुनर्गणना केलेल्या पगारावर आधारित ESIC चलने वेळेवर भरा.
- चलनांच्या डिजिटल आणि कागदी प्रती किमान पाच वर्षांसाठी जपून ठेवा.
- मुख्य नियोक्त्यांना (Principal Employers) त्यांचे योगदान भरल्याचे ‘कम्प्लायन्स सर्टिफिकेट’ नियमितपणे द्या.
४. पे-रोल सॉफ्टवेअर आणि ऑटोमेशन
- पे-रोल सिस्टम अपडेट करा जेणेकरून ESIC ची गणना एकूण पगारावर न होता नवीन ‘वेतन’ (Wages) व्याख्येवर होईल.
- ज्या कर्मचाऱ्यांचा पगार ₹२१,००० च्या मर्यादेबाहेर जातो, त्यांच्यासाठी ऑटोमेटेड अलर्ट सेट करा.
- ऑडिटमध्ये सुलभता येण्यासाठी HR डॅशबोर्डमध्ये ESIC अहवाल एकत्रित करा.
५. मुदतबंद (FTE) आणि कंत्राटी कर्मचारी
- मुदतबंद (Fixed-Term Employment) कर्मचाऱ्यांना पहिल्या दिवसापासून प्रमाणबद्ध ESIC लाभ मिळत असल्याची खात्री करा.
- जर वेतन आणि कर्मचारी संख्या मर्यादेत असेल, तर सर्व कंत्राटी आणि तात्पुरत्या कर्मचाऱ्यांना विम्याच्या कक्षेत आणा.
- स्टाफिंग करारांमध्ये नियमांच्या पालनाशी संबंधित अटी (Compliance Clauses) स्पष्टपणे नमूद करा.
६. ऑडिटसाठी आवश्यक कागदपत्रे
पुढील कागदपत्रे नेहमी तयार ठेवा:
- पगार रजिस्टर (Salary Registers)
- नियुक्ती पत्रे (Appointment Letters)
- ESIC विमा क्रमांकाच्या नोंदी
- मासिक चलने
- कम्प्लायन्स सर्टिफिकेट्स
OSH कोड आणि सामाजिक सुरक्षा संहितेच्या अंतर्गत तपासणीसाठी हे सर्व रेकॉर्ड सहज उपलब्ध ठेवा.
ESIC ऑडिट चेकलिस्ट (थोडक्यात) – FREE
- वेतनाची नवीन व्याख्या लागू केली (Basic + DA + 50% Rule)
- नियुक्ती पत्रे अपडेट केली
- ESIC विमा क्रमांकांची पडताळणी केली
- मासिक चलने भरली आणि जपून ठेवली
- कम्प्लायन्स सर्टिफिकेट्स जारी केली
- पेरोल सॉफ्टवेअर अपडेट केले
- कंत्राटी/FTE कर्मचाऱ्यांना विमा कवच दिले
अस्वीकरण: ही माहिती केवळ शैक्षणिक उद्देशांसाठी असून २०२६ च्या भारतीय कामगार कायद्यांच्या चौकटीवर आधारित आहे. हा कायदेशीर सल्ला नाही. ऑडिटची कागदपत्रे वैधानिक आवश्यकता पूर्ण करतात याची खात्री करण्यासाठी ‘Key4Comply’ मधील तज्ज्ञांचा सल्ला घ्या.