नए लेबर कोड्स के पूरी तरह लागू होने के साथ, लेबर ऑडिट के दौरान ESIC अनुपालन (Compliance) अब सबसे महत्वपूर्ण जांच का विषय बन गया है। अब निरीक्षकों (Inspectors) के पास वेतन के विस्तृत रिकॉर्ड, चालान और नई वेतन परिभाषा (धारा 2(88), सामाजिक सुरक्षा संहिता, 2020) के पालन का प्रमाण मांगने का पूर्ण अधिकार है।
HR प्रबंधकों और स्टाफिंग एजेंसियों के लिए ऑडिट की तैयारी अब वैकल्पिक नहीं, बल्कि अनिवार्य है। आप पूरी तरह तैयार रहें, इसके लिए यहाँ स्टेप-बाय-स्टेप चेकलिस्ट दी गई है।
1. वेतन रिकॉर्ड और सैलरी स्ट्रक्चर
- ‘बेसिक + DA’ गणना को दर्शाने वाले अपडेटेड सैलरी रजिस्टर तैयार रखें।
- भत्तों पर 50% का नियम लागू करें और समायोजन का दस्तावेजीकरण करें।
- सुनिश्चित करें कि नियुक्ति पत्र (Appointment Letters) संशोधित वेतन संरचना को दर्शाते हों।
2. ESIC पंजीकरण और बीमा नंबर
- सत्यापित करें कि प्रत्येक पात्र कर्मचारी के पास आधार से जुड़ा ESIC बीमा नंबर हो।
- कर्मचारियों के बीमा नंबर का एक केंद्रीय डेटाबेस बनाए रखें ताकि कार्यस्थल बदलने पर भी जानकारी सुलभ रहे।
- डेटा की दोहरावट (Duplication) से बचने के लिए स्टाफिंग एजेंसी के रिकॉर्ड के साथ क्रॉस-चेक करें।
3. मासिक चालान और अंशदान का प्रमाण
- पुनर्गणना किए गए वेतन के आधार पर समय पर ESIC चालान जमा करें।
- चालान की डिजिटल और कागजी प्रतियों को कम से कम पांच साल तक संभाल कर रखें।
- मुख्य नियोक्ताओं (Principal Employers) को अंशदान जमा करने का ‘कम्प्लायन्स सर्टिफिकेट’ प्रदान करें।
4. पे-रोल सॉफ्टवेयर और ऑटोमेशन
- पे-रोल सिस्टम को अपडेट करें ताकि ESIC की गणना ‘कुल वेतन’ (Gross Salary) के बजाय नई ‘वेतन’ (Wages) परिभाषा पर हो।
- ₹21,000 की वेतन सीमा पार करने वाले कर्मचारियों के लिए ऑटोमेटेड अलर्ट सेट करें।
- ऑडिट में पारदर्शिता के लिए HR डैशबोर्ड में ESIC अंशदान रिपोर्ट को एकीकृत करें।
5. फिक्स्ड-टर्म [FTE] और कॉन्ट्रैक्ट कर्मचारी
- सुनिश्चित करें कि FTE कर्मचारियों को पहले दिन से आनुपातिक (Pro-rata) ESIC लाभ मिलें।
- यदि वेतन और संस्थान की पात्रता शर्तें पूरी होती हैं, तो कॉन्ट्रैक्ट और अस्थाई कर्मचारियों को भी कवर करें।
- स्टाफिंग समझौतों में अनुपालन से जुड़ी शर्तों का स्पष्ट उल्लेख करें।
6. ऑडिट के लिए आवश्यक दस्तावेज
निम्नलिखित रिकॉर्ड व्यवस्थित रखें:
- सैलरी रजिस्टर
- नियुक्ति पत्र (Appointment Letters)
- ESIC बीमा नंबर रिकॉर्ड
- मासिक चालान
- कम्प्लायन्स सर्टिफिकेट
OSH कोड और सामाजिक सुरक्षा संहिता के तहत जांच के लिए इन रिकॉर्ड्स को सुलभ रखें।
ESIC ऑडिट चेकलिस्ट (त्वरित संदर्भ) – FREE
- वेतन परिभाषा लागू की गई (बेसिक + DA + 50% नियम)
- नियुक्ति पत्र अपडेट किए गए
- ESIC बीमा नंबर सत्यापित किए गए
- मासिक चालान जमा किए गए और सहेजे गए
- कम्प्लायन्स सर्टिफिकेट जारी किए गए
- पेरोल सॉफ्टवेयर अपडेट किया गया
- कॉन्ट्रैक्ट/FTE कर्मचारी कवर किए गए
अस्वीकरण: यह सामग्री शैक्षिक उद्देश्यों के लिए है और 2026 तक के भारतीय लेबर कोड के कानूनी ढांचे को दर्शाती है। यह कानूनी सलाह नहीं है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके ऑडिट दस्तावेज वैधानिक आवश्यकताओं को पूरा करते हैं, ‘Key4Comply’ के विशेषज्ञ से सलाह लें।